English version

Privacy Beleid Stichting Yayasan Jasinga 2018

Besluitvorming

Het bestuur van SYJ heeft in de bestuursvergadering van 11 juni 2018  besloten:

  • om in 2018 een Beleid Privacy op te nemen conform de wetgeving  op dat gebied;
  • SYJ stelt geen Functionaris Gegevensbescherming (toezichthouder bescherming persoonsgegevens) aan  omdat SYJ een kleine stichting is.
    Alle 3 bestuursleden, en in het bijzonder de beheerder van het secretariaat, dragen  zorg voor een verantwoorde  bewaring en gebruik van de gegevens;
  • SYJ legt geen verwerkingsregister aan omdat SYJ geen gegevens deelt met derden partijen. SYJ werkt niet met incasso-overeenkomsten;
  • SYJ verplicht zich bij een datalek  melding  te maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
  • SYJ voorziet haar website niet van een  SSL certificaat (‘slotje’) omdat SYJ geen aanmeldformulier op haar website heeft;
  • SYJ zal per situatie toestemming vragen aan donateurs/sponsors/vrienden voor het plaatsen van foto’s met vermelding van naam op haar website.

Algemeen

Vanaf 28 mei 2018 wordt de Nederlandse Wbp (Wet bescherming
persoonsgegevens) vervangen door de Europese AVG (Algemene
Verordening Gegevensbescherming).
SYJ legt daartoe de volgende zaken vast in haar dossier:

  • Privacy Beleid
  • Privacy Verklaring.

SYJ verwijst op haar website en in haar nieuwsbrief naar het Privacy Beleid, en plaatst de Privacy Verklaring op de website.
Persoonsgegevens zijn gegevens die te  herleiden zijn tot een persoon (denk aan naam en contactgegevens ).
Er wordt een onderscheid gemaakt in ‘persoonsgegevens’ en ‘bijzondere
persoonsgegevens’. Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld gegevens van ras, religie, seksuele geaardheid, strafrechtelijk verleden, politieke voorkeur en burgerservicenummer. SYJ vraagt niet naar bijzondere persoonsgegevens voor haar administratie.

Rechten op grond van de nieuwe AVG zijn:

  1. Recht op inzage.
  2. Recht op verwijdering. De rechthebbende kan vragen om verwijdering van zijn gegevens in de administratie van SYJ door een mail te sturen aan het secretariaat of een telefoontje te plegen naar het secretariaat.
    SYJ  zal dan gevolg geven aan dat verzoek binnen een redelijke uitvoering termijn. Ingeval van  de financiële administratie voering zal de bewaartermijn van de gegevens mogelijk langer zijn.
  3. Recht op correctie. De rechthebbende kan vragen om een wijziging van zijn gegevens in de administratie van SYJ door een mail te sturen aan het secretariaat of een telefoontje te plegen naar het secretariaat. SYJ  zal dan gevolg geven aan dat verzoek binnen een redelijke uitvoering termijn.
  4. Recht op gegevensoverdracht (dataportabiliteit).
    SYJ heeft in de praktijk vooral  te maken met recht 2 en 3.

Werkwijze

Aanmeldingen en afmeldingen komen binnen bij de beheerder/bestuurder  van het secretariaat van de SYJ.
SYJ vraagt bij aanmelding aan haar donateurs/sponsors/vrienden van de stichting uitsluitend persoonsgegevens zoals  naam, adres, telefoonnummer, en emailadres.
Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:

  • uitvoering van donateurschap;
  • toesturen van informatie aangaande ontwikkelingen van het project;
  • toesturen van de Nieuwsbrief .

SYJ vraagt aan haar  vrijwilligers ook de geboortedatum op zodat SYJ een verjaardag felicitatie kan sturen aan de vrijwilliger. SYJ gebruikt de contactgegevens van de vrijwilligers eveneens om hen te benaderen voor activiteiten voor de stichting.
De persoonsgegevens worden verwerkt in adressenbestand in Excel en wordt opgeslagen in het digitale dossier van de stichting. Alle bestuursleden beschikken over een kopie van het adressenbestand. De emailgegevens worden eveneens verwerkt en opgeslagen in het digitale adressenboek van Microsoft Outlook van het secretariaat.
De beheerder/bestuurslid van het secretariaat maakt regelmatig (2 maandelijks) een backup van de gegevens op een losse schijf. De gegevens worden fysiek bewaard en niet in de Cloud.

De tekst van de Privacy Verklaring zoals  Stichting Yayasan Jasinga die in 2018 op haar website geplaatst heeft luidt als volgt:
“Stichting Yayasan Jasinga legt gegevens van u vast zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, en emailadres die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het donateurschap, de verwerking van een eenmalige gift, of het toesturen van informatie. SYJ beschikt niet over bijzondere persoonsgegevens (denk aan ras, geloof, bsn-nummer enz). Wij verstrekken uw gegevens niet aan derden partijen.  Alle aan ons toevertrouwde  informatie wordt door ons vertrouwelijk behandeld. Uw contactgegevens worden enkel  gebruikt om u informatie te sturen die onze stichting  betreffen zoals nieuwsbrieven of informatie over scholieren die u financieel ondersteunt. Uw gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze door SYJ zijn verkregen.

U kunt zich te allen tijde afmelden als donateur of ontvanger van de nieuwsbrief. Stuur daartoe een mail aan info@jasinga.org of neem telefonisch contact op met het secretariaat 013-5055170. Adreswijzigingen en andere wijzigingen kunt u ook doorgeven aan ons secretariaat”.